3 Hal yang Penting Diperhatikan saat Mengadakan Event

Dalam tren marketing kini, event dapat menjadi senjata utama yang dapat membantu brand menarik perhatian audiens. Alasannya, walau dunia digital terus berkembang, namun interaksi secara langsung tetaplah dibutuhkan oleh masyarakat. Maka dari itu, menyelenggarakan event dapat membantu brand untuk terhubung secara langsung dengan target pasar mereka.

Selain itu, jika brand menyelenggarakan sebuah event dalam bentuk seminar atau panel diskusi, tentunya mereka akan mengundang berbagai pembicara yang kompeten di bidangnya. Nah, dari sinilah nantinya kepercayaan masyarakat terhadap brand dapat terbentuk. Brand bisa dianggap expertise pada suatu bidang, dan masyarakat akan terdorong untuk menggunakan produk atau jasa yang ditawarkan brand tersebut.

Menyelenggarakan event memang bisa memeberikan manfaat bagi brand. Namun, bagaimana, sih, cara menarik minat audiens untuk mau menghadirinya? Apa kunci dalam mengelola sebuah event sehingga dapat mencapai tujuan brand? Untuk menjawab hal tersebut, berikut wawancara Academy dengan Syarief Hidayatullah, VP. Educational Program dari GetCraft.

Syarief Hidayatullah, VP Educational Program GetCraft

Dalam tren dunia marketing saat ini, menyelenggarakan event dapat menjadi kunci untuk menarik perhatian audiens. Lalu, event sepert apa yang saat ini efektif untuk menarik minat audiens terhadap brand?

Event yang didesain dari campuran antara:

• Value yang ditawarkan brand;
• Kebutuhan atau minat audiens yang disasar;
• Topik yang sedang jadi perhatian atau diperbincangkan (current issue) di industri terkait.

Misal, brand yang menawarkan networking atau connecting the talents di industri kreatif sebagai value, seperti GetCraft.

GetCraft menyelenggarkan event karena ingin menawarkan ruang untuk berbagi inspirasi, referensi, dan pengalaman di antara sasaran audiensnya. Untuk memenuhi kebutuhan wawasan yang penting, serta membantu mereka tumbuh dan makin berkembang saat industri kreatif makin dinamis di tengah pesatnya perkembangan teknologi.

Harapannya, kebutuhan itu bisa dijawab dengan menyajikan topik atau bahasan yang sedang menjadi tantangan sasaran audiens, yang dalam hal ini adalah kreator dan marketers.

Dengan mengkombinasikan ketiga elemen itu, event yang diadakan menjadi relevan. Dan relevansi berpeluang membuat event yang dijalankan bisa menarik minat audiens.

Di GetCraft sendiri, biasanya apa yang menjadi tujuan utama dalam menyelenggarakan event baik itu offline ataupun online?

Setidaknya ada tiga tujuan yang menjadi fokus penyelenggaraan event di GetCraft, baik online maupun offline.

Pertama adalah brand awareness, atau membuat GetCraft dikenal bukan hanya sebagai perusahaan yang menghubungkan marketers dan kreator konten dengan teknologi, tapi juga aktif memberikan kontribusi untuk meningkatkan kualitas ekosistemnya.

Kedua, menjaring leads. Karena dengan menjalankan program edukasi melalui berbagai events, membuka peluang GetCraft terkoneksi dengan marketers dan kreator konten yang bukan hanya berkualitas, tapi juga mereka yang serius ingin mengembangkan bisnis kreatifnya. Dan keduanya merupakan kualitas yang diharapkan berkolaborasi di platform GetCraft.

Ketiga, tentunya pertumbuhan bisnis. Jika baik kreator konten maupun marketers makin teredukasi dengan baik, dan wawasan mereka saling terkoneksi, harapan mereka terhadap satu sama lain akan makin tinggi, dan berpotensi mengembangkan bisnis di sektor ini lebih lanjut; yang berarti peluang untuk mendorong pertumbuhan bisnis juga makin besar.

Apa saja yang penting diperhatikan dalam mengelola event, baik itu online maupun offline?

Selain persiapan dan eksekusi teknis yang baik, adalah konten yang relevan, pembawa atau partisipan acara yang tepat untuk konten tersebut, serta promosi dan komunikasi yang tertata dari sebelum-saat-setelah event berlangsung

Bagaimana jika terjadi hal-hal yang tidak terduga dan mengganjal jalannya event (seperti situasi saat ini di mana merebaknya virus corona), hal apa yang penting dilakukan untuk tetap memaksimalkan penyelenggaraan event?

Menurut saya event itu adalah salah satu format dari konten. Pada dasarnya, penyelenggaraan event adalah penyelenggaraan konten.

Dalam penyelenggaraan konten, yang utama adalah tujuan dan isinya. Jika ada sesuatu yang mengganjal penyelenggaraan konten, yang lazim dilakukan adalah mencari bentuk atau format lain yang juga kreatif; untuk tetap mencapai tujuan dari isi yang ditawarkan.

Fenomena Covid-19 jelas menghambat kegiatan offline. Yang bisa dilakukan untuk menyiasatinya adalah, misal, dengan mengubah formatnya menjadi online, seperti webinar atau online training.

Hal seperti ini tentuya juga membuat penyelenggaraan event offline menjadi sulit dan perlu dialihkan menjadi online. Lalu, bagaimana cara menarik minat audiens agar tetap mau mengikuti online event? Dan apakah online event juga bisa menghasilkan profit yang sama besar dengan offline event?

Kembali lagi ke isinya, jika relevan dan sesuai dengan kebutuhan sasaran audiens, rasanya mau offline ataupun online relatif memiliki peluang yang sama untuk menjaring audiens.

Lalu, bicara soal profit, selalu terkait dengan keseimbangan di antara biaya dan potensi penghasilan yang didapatkan dari event.

Event offline bisa dengan mudah terlihat mencatat penghasilan yang lebih bagus, padahal biayanya juga tidak sedikit. Sementara event online, mungkin kebanyakan tidak mencatat penghasilan lebih besar dari offline, namun biayanya juga tidak besar; sehingga bisa jadi rasio profitnya sama saja.

Ketika menjalankan program-program edukasi, biasanya yang menjadi tujuan utama brand adalah untuk mengedukasi masyarakat, sedangkan menyelenggarakan event dapat menjadi cara untuk generating profit. Lalu, bagaimana mencari jalan tengah antara keduanya?

Jika event untuk program edukasi bertujuan untuk mengedukasi, maka sebetulnya profit bukan yang utama. Yang mungkin diusahakan oleh brand adalah mengusahakan agar biaya produksi event dan operasional bisa tertutup dari pemasukan event.

Beda lagi dengan brand atau perusahaan yang menempatkan event sebagai produknya, atau sumber pemasukan bisnis utama, profit generating sebesar-besarnya akan menjadi prioritas.

Jadi, untuk brand yang ingin mengedukasi lewat event sebagai salah satu program marketing-nya, seperti GetCraft, event tidak jadi sarana untuk profit generating. Pemasukan yang diharapkan adalah untuk membiayai keberlangsungan event atau program yang dijalankan, agar bisa dikembangkan untuk menjangkau atau mengedukasi lebih banyak orang lagi, dari waktu ke waktu.

Jalan tengahnya adalah merencanakan program edukasi yang tidak berorientasi pada profit, tapi juga tidak merugikan, dan justru malah bisa dikembangkan lebih luas lagi impact edukasinya.

Sementara untuk yang memang jualan event, jalan tengahnya adalah berusaha untuk selalu memastikan kualitasnya, agar meski fokus utamanya adalah profit generating, event yang diadakan tetap dirasakan manfaatnya oleh sasaran audiens.

‍